Correo para un producto AI SaaS: onboarding, avisos de uso y facturación

Onboarding hasta el primer resultado útil

Cuenta el tiempo en función del resultado, no del calendario. Antes de escribir la bienvenida, define qué acción marca el primer resultado útil: la llamada a la API que responde bien o el primer texto que alguien guarda. El flujo de alta acompaña hasta ese punto y se detiene cuando ocurre; si no ocurre, entra un recordatorio con el paso que falta.

Manda el siguiente correo cuando el anterior se haya completado, no 3 días después por sistema, y saca de la secuencia a quien ya llegó. Deja escrito quién es dueño de cada mensaje y qué evento lo dispara: el día que cambies la interfaz de alta, esa lista te dice qué flujos tocar.

Avisos de uso, créditos y cuotas

Tres mensajes cubren el consumo: un aviso de reserva cuando quedan pocos créditos o la cuota se acerca a su tope, un corte cuando la asignación se agotó y el producto limita funciones, y una vuelta a la normalidad cuando el periodo se reinicia o alguien amplía el plan. Los 3 deben llevar los datos con los que se decide: consumo del periodo, fecha de reinicio, límite vigente y enlace a subir de plan.

Dispara esos avisos con eventos de producto, no con un cronograma fijo: 2 cuentas del mismo plan consumen distinto y el que avisa tarde convierte un trámite en una interrupción. Si el producto admite topes de gasto, el aviso forma parte del control del límite.

Cambios de modelo y de funciones, comunicados con claridad

Un cambio de modelo o de función es correo transaccional, no campaña. El mensaje dice qué cambia, desde cuándo, qué nota quien lo usa a diario y qué pasos da si su flujo depende de eso. Avisa con antelación cuando el cambio pueda degradar resultados, repite el aviso cerca de la fecha y guarda el detalle en tu registro de cambios.

El tramo de destinatarios se define por uso: a quien nunca abrió esa función no le mandes nada.

Facturación por uso: avisar antes y documentar después

Cuando el plan se cobra por consumo, el correo tiene 2 trabajos. El primero es avisar antes: el mensaje sale cuando el saldo baja de un umbral o cuando la proyección supera lo que la cuenta espera, con importe estimado, fecha estimada del cargo y el enlace para subir de plan o fijar un tope. El segundo es documentar después: el recibo resume periodo, consumo, excedentes, impuestos y método de pago, y se guarda siempre en la misma dirección porque es el mensaje que más se reenvía a contabilidad.

Si el pago falla, el aviso de reintento va por la vía transaccional y explica qué hay que actualizar, sin mezclarse con la campaña. Quien no entiende un cargo deja de confiar; quien lo ve venir lo revisa sin sorpresa.

Activación y reactivación según eventos de producto

Activa y reactiva según lo que ocurre dentro del producto, no según el calendario. La activación sale cuando el usuario completa el hito que has definido: primer envío, primera campaña publicada, integración conectada. La reactivación sale cuando la actividad cae por debajo de tu umbral o cuando un flujo lleva parado demasiado tiempo.

Los mismos eventos detienen mensajes: quien se reactiva sale de la secuencia de retorno y quien cancela sale de todo lo que no sea transaccional. Vigila los disparadores duplicados: un evento que llega 2 veces no debe arrancar 2 correos.

Transaccional y marketing en caminos separados

Separa el correo de producto del de audiencia antes de que el volumen te obligue. En la práctica son 2 decisiones: dónde salen los mensajes, con subdominios o flujos distintos, y quién puede escribir en cada camino, con permisos por equipo y listas de baja por flujo. El aviso de cuota, el código de acceso y el recibo no deberían compartir cola con la campaña mensual.

La base legal tampoco es la misma: la cuenta abierta sostiene el correo de producto; una suscripción a contenidos exige consentimiento propio con baja sencilla. Revisa cada pocos meses quejas y rebotes de cada camino por separado: las cifras mezcladas esconden qué flujo está molestando.

Consentimiento y RGPD, en términos generales

El correo de producto y el de audiencia se apoyan en bases legales distintas y no conviene mezclarlas. La cuenta abierta sostiene los avisos de uso, los recibos y los cambios de funciones; una suscripción a contenidos necesita un consentimiento guardado con fecha y origen, más una baja que funcione sin pasos extra. Trata la dirección de correo como el resto de datos personales: acceso restringido, tiempo de conservación definido y supresión atendida.

Pregunta a tu proveedor dónde aloja los datos, qué acuerdo de encargado firma y cuánto conserva los registros de envío. Minimiza lo que mandas: identificador, plan y consumo bastan casi siempre. Y no prometas nada sobre el uso de los datos para entrenar modelos; esas condiciones las fija tu política de privacidad, no una secuencia de correo.

Segmentación por plan y por uso

Con 2 propiedades actualizadas por el producto y no a mano se llega lejos: plan actual y consumo del periodo. Con ellas montas los segmentos que el ciclo de vida necesita: quien está por debajo de su cuota, quien se acerca a ella, quien ya agotó la asignación, quien paga por asientos y quien paga por uso. Añade rol o empresa solo donde cambia el destinatario, como los avisos de factura, que van a quien paga en lugar de a quien consume créditos.

Revisa los segmentos cada vez que cambies la estructura de precios: una propiedad vieja dispara correos que ya nadie entiende. Y haz que se recorten solos, para que quien suba de plan salga del segmento de upgrade.

Qué datos de producto envía tu app a la herramienta

Lo que tu producto envía decide lo que el correo puede decir. Cada evento necesita identificador estable del usuario, nombre claro, marca de tiempo y pocas propiedades con valor: plan, créditos restantes, empresa y función usada. Si vendes a equipos, manda también un identificador de cuenta, porque los límites suelen vivir ahí.

Incluye los eventos que cortan la comunicación, como una baja, y usa nombres legibles dentro de 1 año. No dependas de datos que tu sistema guarda solo unos días: si el mensaje cita un saldo, ese saldo tiene que estar en el evento.

Las opciones con su plan, su precio y su base de cobranza

Cada fila fija 3 cosas: de qué plan sale el precio, qué volumen incluye y si la factura depende de personas, perfiles, puestos o emails enviados.

Loops

El cobro es por suscriptores y no hay cargo por asientos de equipo. El plan Early Stage no tiene precio y admite hasta 4.000 envíos en 30 días rodantes, con destino a los 1.000 contactos más recientes y todas las funciones incluidas. Growing Audience cuesta 99 US$ al mes con 9.998 suscriptores, sube con el tamaño de la lista e incluye envíos ilimitados a suscriptores más envíos transaccionales a usuarios que no están en la audiencia. Ese techo de 1.000 contactos en el plan sin coste marca el momento en que una lista creciente empieza a pagar.

Customer.io

El cobro es por perfiles y el volumen de correo suma aparte. Essentials empieza en 100 US$ al mes con facturación mensual para 5.000 perfiles e incluye 1.000.000 de emails al mes; con 10.000 perfiles el mismo plan sube a 145 US$ al mes, y cada perfil adicional cuesta 0,009 US$. Premium parte de 1.000 US$ al mes con facturación anual y deja el volumen a medida. Tu producto le envía eventos y propiedades por API, y dentro de la misma cuenta distingue el envío transaccional de las automatizaciones.

Ojo con el cómputo: un perfil cuenta si existió en el periodo facturado, aunque se borre, y se suman los perfiles de todas las cuentas de trabajo, de prueba incluidas. Las cuentas de Essentials arrancan con un límite diario que sube de 500 a 10.000 emails al día tras unas 2 semanas.

Userlist

El cobro es por usuarios rastreados y cada mensaje distingue a la persona de la empresa. Basic cuesta 149 US$ al mes hasta 10.000 usuarios y Professional 349 US$ al mes con el mismo tope; cada 1.000 usuarios adicionales suma 10 US$ al mes en Basic y 12 US$ en Professional, que es un tramo de recargo y no un plan aparte. Todos los planes traen una asignación mensual de mensajes igual a 5 veces los usuarios rastreados, con un mínimo de 500.000 mensajes por periodo, y lo que exceda se cobra a 1 US$ por 1.000 mensajes.

Intercom

El precio combina puestos y uso. Essential cuesta 29 US$ por puesto al mes con facturación anual y 39 US$ por puesto al mes con facturación mensual; Advanced está en 85 US$ por puesto con pago anual. El agente Fin se factura aparte a 0,99 US$ por resolución, y el correo de campaña se cobra por envío con tramos de 0,045 US$ por email en los primeros 100 a 0,0075 US$ entre 1.001 y 5.000. Hay prueba de 14 días sin tarjeta.

El complemento Proactive Support Plus cuesta 99 US$ al mes con 500 mensajes incluidos: no hace falta para enviar correo y es la única vía de las secuencias Series, con un tope de 250 bloques por secuencia.

Resend

El cobro es por emails enviados al mes. Free entrega 3.000 emails al mes, 100 al día y hasta 3 dominios. Pro cuesta 20 US$ al mes por 50.000 emails, con los excedentes a 0,90 US$ por 1.000; Scale cuesta 160 US$ al mes por 200.000 emails. Los planes de pago incluyen webhooks de eventos, útiles para que tu producto reciba el aviso de entrega y dispare el siguiente mensaje. Para las campañas existe una ruta aparte con plan gratuito hasta 1.000 contactos y 40 US$ al mes con 5.000.

Postmark

Se centra en el correo transaccional y organiza los envíos en flujos de mensaje. Free: 100 emails al mes, sin excedentes. Basic: 15 US$ al mes por 10.000 emails, con excedentes a 1,80 US$ por 1.000; Pro cuesta 16,50 US$ y Platform 18 US$ en ese mismo volumen de partida, con excedentes de 1,30 y 1,20 US$ por 1.000. Basic conserva la actividad 45 días. Hay IP dedicada desde 50 US$ al mes por IP en cuentas de 300.000 emails mensuales o más con plan Pro o superior, y monitoreo DMARC desde 14 US$ al mes por dominio.

Cómo elegir según tu etapa

Si estás montando el primer flujo y el volumen es bajo, los planes sin coste de Loops, Resend y Postmark dejan integrar el producto sin factura; cuando la lista crece, el paso a pago depende de qué mueva tu dinero, contactos o envíos. Con venta a empresas, Userlist distingue persona y cuenta; con varios canales y flujos por eventos, Customer.io admite la segmentación más fina a cambio de más configuración. Si el correo convive con soporte dentro de la app, Intercom reúne los 3 en una herramienta por puesto; si solo entregas avisos y recibos por API, bastan Resend o Postmark.

Coste con 1.000 y 10.000 contactos

Con 1.000 contactos el correo puede no costar nada mientras el volumen sea bajo: Loops no cobra en Early Stage con hasta 4.000 envíos en 30 días, Resend da 3.000 emails al mes y Postmark 100. Si necesitas flujos completos desde el principio, Customer.io empieza en 100 US$ al mes, Userlist en 149 US$ al mes hasta 10.000 usuarios y un puesto de Intercom en 29 US$ al mes con pago anual, o 39 con pago mensual.

Con 10.000 contactos la lista es el eje del precio en quien cobra por personas: Loops cobra 99 US$ al mes con 9.998 suscriptores (12 × 99 = 1.188 US$ al año), Customer.io 145 US$ al mes con 10.000 perfiles (12 × 145 = 1.740 US$ al año) y Userlist 149 US$ al mes hasta 10.000 usuarios (12 × 149 = 1.788 US$ al año). Si en cambio se cobra por emails enviados, el tamaño de la lista no toca la factura: Resend Pro son 20 US$ al mes por 50.000 emails y Postmark Basic 15 US$ al mes por 10.000. Entre los servicios que cobran por envíos con contactos ilimitados está Sequenzy, gratis hasta 2.500 emails al mes y 19 US$ al mes por 15.000 emails.

Para comparar, usa siempre el mismo formato: importe al mes, plan, volumen incluido y si la base de cobranza son contactos, perfiles, puestos o emails. Añade los excedentes previstos y el tiempo de mantenimiento.

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